Как правильно выбирать офис

Если театр начинается с вешалки, то бизнес – с офиса. Переоценить его значение трудно, и подобрать офисное помещение – тоже непросто. Однако есть правила, следуя которым, вы сможете принять верное решение.

Самое главное – понять, что именно вам нужно, «сформулировать запрос».

Казалось бы, это очень просто – вам необходимо подобрать офис. Но какой именно?.. Сколько человек будет в нем работать? Где он должен находиться территориально? Какими характеристиками обладать? Сколько стоить? На все эти вопросы стоит ответить прежде, чем начинать поиск офисного помещения.

Арендатор.ру пообщался с экспертами в сфере коммерческой недвижимости и определил 6 шагов на пути к идеальному офису.

1. Обозначить бюджет

Профессиональные брокеры в этом вопросе достаточно категоричны – начинающей компании ни к чему дорогой офис в престижном районе. Даже если у вас есть на это деньги, лучше вложить их в развитие бизнеса.

Совет от Арендатор.ру:

Сэкономить на офисе вполне реально. Прежде всего, за счет правильного ведения переговоров – дисконт может составлять 5- 30% от заявленной стоимости помещения. Поэтому приготовьтесь торговаться!

Однако всегда стоит помнить о том, что цена офиса – это не только те деньги, которые вы потратите на аренду, но еще и сопутствующие расходы: коммунальные платежи, стоимость уборки, охраны, парковки и т.д. В отдельных случаях размер этих трат может быть сопоставим с арендной ставкой. Не забывайте об этом в своем стремлении подобрать офис подешевле.

2. Подсчитать необходимое число рабочих мест

Это первое, с чего стоит начать. Причем ориентироваться нужно не на то количество сотрудников, которые имеются у вас в настоящий момент – думайте перспективно. Сегодня в вашей компании работает 8 человек. Через полгода вы возьмете еще двоих. Если офисных мест у вас будет ровно 8, придется переезжать, а это лишние расходы.

Совет от Арендатор.ру:

Имеет смысл сразу арендовать офис с расчетом на вероятное пополнение штата.

Норма площади офиса – как рассчитать количество рабочих мест на 10 человек

Существуют специальные санитарные нормы, согласно которым при использовании ЖК-мониторов в офисном помещении на 1 рабочее место должно приходиться как минимум 4,5 кв.м площади. Это без учета вспомогательной офисной техники (принтеров, сканеров и т.д.) – она тоже излучает электромагнитные волны, а значит, требует дополнительной площади. 

Помимо этого на каждого сотрудника должно быть дополнительно выделено еще 4 кв.м площади.

Таким образом, 4,5+4=9,5 кв.м – минимум площади на 1 сотрудника.

9,5х10=95 кв.м – минимум площади на 10 сотрудников.

Расчет, вроде бы, верный, но… При вычислении необходимой площади на 1 человека в офисе учитывается только свободное пространство – проходы между столами, а также части помещения, занятые мебелью или оборудованием, в расчет не принимаются. Соответственно, общая площадь офиса на 10 человек в соответствии с нормами будет намного больше, чем 95 кв.м. Чаще всего – не менее 120-130 кв.м.

Санитарные нормы – не единственное, что нужно учитывать при расчет площади офиса. Чем больше помещение, тем больше квота на парковочные места. Вас будут часто посещать клиенты на своем транспорте? Тогда имеет смысл снять офис покрупнее.

3. Конкретизировать месторасположение офиса

Территориальный фактор может иметь большее или меньшее значение. Например, одним компаниям очень удобно арендовать офис в конкретном районе – рядом с собственным производством или складом. Другим достаточно, чтобы помещение было поблизости от метро. Для третьих месторасположение вообще не имеет значения.

Совет от Арендатор.ру:

Если у вас лично нет жестких требований к географии офиса, обратитесь к сотрудникам. Возможно, большинство из них проживает в одном районе? Тогда стоит обратить внимание именно на него. Работникам будет удобнее добираться в офис, а довольные работники – это залог успеха вашего бизнеса.

Не забывайте также, что от локации во многом зависит класс офиса.

Офисы обычно делят на классы А, В и С.

Класс А — это элитные бизнес-центры, расположенные в центре города.
Класс В — менее дорогие и престижные, но вполне комфортабельные офисы в районах с хорошей транспортной доступностью. Их часто условно делят на подклассы В+ и В- (более и менее дорогостоящие соответственно).
Класс С — это самые дешевые офисы. Они обычно расположены в зданиях, которые «оставляют желать лучшего», далеко от метро и главных транспортных артерий.

Это, конечно, не значит, что хорошее офисное помещение можно найти только в центре города. Но все-таки определенная зависимость между качеством и месторасположением офиса имеется.

4. Определиться со сроком аренды

Помещение под офис – это не квартира. Посуточно его не снимают (хотя в случае со смарт-офисами бывает и такое).

Срок аренды офиса может составлять от 1 месяца до нескольких лет. Как правило, он находится в прямо зависимости от площади помещения – большие офисы сдаются на годы, маленькие – на месяцы.

Начинающим компаниям нет смысла снимать офис на 5 лет – достаточно будет 3-6 месяцев. Для фирмы «с историей» подойдет и более длительный срок.

Совет от Арендатор.ру:

Стратаперам имеет смысл обратить внимание на коворкинги – условия аренды у них более гибкие, а цены ниже, чем в обычных офисах.

От срока, на который снимается офис, зачастую зависит арендная ставка. Чем дольше аренда – тем меньше цена за 1 кв.м помещения.

5. Найти офис

Это можно сделать самостоятельно или с помощью посредника. По отзывам компаний, на самостоятельный поиск может уйти 1-3 месяца. Это неудивительно, если учесть, что вам придется обзвонить сотни очень похожих объявлений, съездить в десятки офисов и просмотреть кипы документов.

Совет от Арендатор.ру:

Поиск офиса – дело непростое. Если есть возможность, поручите это здание отдельному сотруднику, а сами осуществляйте контроль за процессом.

У посредников есть обширные базы коммерческих помещений, и они могут подобрать офис по вашему запросу за считанные часы. Плату за свои услуги они, как правило, берут с арендодателя.

6. Грамотно составить договор аренды офиса

Подходить к этому вопросу нужно как можно более тщательно и взвешенно. Увы, но нередки случаи, когда неправильно составленный договор аренды офисного помещения приводил компании к многомиллионным убыткам и судебным тяжбам.

Совет от Арендатор.ру:

Сегодня ваш офис кажется вам идеальным, а бизнес – стабильным. Завтра все может измениться. Поэтому в договоре аренды офиса обязательно нужно прописать условия его досрочного расторжения, размер неустойки и т.д.!

Недобросовестные арендодатели могут схитрить – например, попытаются сдать вам помещение площадью 100 кв.м, тогда как по факту в нем всего лишь 97 кв.м. Думаете, разница невелика? В зависимости от арендной ставки это могут быть десятки тысяч рублей в год. Поэтому необходимо обращать внимание не только на договор, но и на другие документы – в частности, технический и кадастровый паспорта помещения.

Совет от Арендатор.ру:

Если на рынке коммерческой недвижимости вы новичок – обратитесь к профессионалам, которые помогут не только подобрать офис, но и оформить его аренду.

Как правильно выбирать офис

Читайте также

Подписка на новости

Спасибо!

Похожие статьи